REGLAMENTO CANAL DE DENUNCIAS

1. Objeto del Reglamento.

En THB hotels creemos que las actuaciones llevadas a cabo en la empresa deben ser conformes a derecho, realizadas de buena fe, y respetando nuestro Código ético.

Hemos habilitado un Canal de Denuncias, en el que puedas comunicarnos cualquier comportamiento indebido o que contravenga lo estipulado en la normativa interna de la compañía. El presente Reglamento regula el funcionamiento del Canal de Denuncias, estableciendo los procedimientos de recepción y su tratamiento.


2. Ámbito de aplicación.

La presente Política es de aplicación a todas las sociedades que operan bajo la marca THB hotels y a todas y cada una de las personas que presten servicios profesionales para la misma. Podrá ser usado por cualquier persona (física o jurídica) que haya tenido, tenga o pueda tener con ellas una relación profesional.

De este modo, cualquier tercero con relación con la Compañía (accionista, inversor, cliente, proveedor, consejero, etc.) que tenga conocimiento de que se esté cometiendo cualquier actuación delictiva podrá comunicarlo a través del Canal de Denuncias habilitado en la página web de la Compañía.

Esta herramienta únicamente se utilizará con la finalidad descrita anteriormente, no como medio para reclamaciones laborales, organizacionales, consultas o dudas; dichas reclamaciones se deberán realizar por los cauces internos.

De manera específica, será aplicable a cualesquiera comunicaciones recogidas en el artículo 2 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, considerándose como tal, las que puedan ser consideradas infracciones del Derecho de la Unión Europea, así como cualesquiera comportamientos que pudieran ser constitutivos de una infracción grave o muy grave administrativa o penal, incluyendo las relativas a la Hacienda Pública y la Seguridad Social, así como en el ámbito laboral infracciones relativas a la seguridad y salud en el trabajo, todo ello sin perjuicio de la protección establecida en la normativa específica que resulte aplicable

Los denunciantes deberán sólo proporcionar información objetiva y necesaria, sin entrar a proporcionar datos personales que puedan relevar las opiniones políticas, el origen étnico o racial, las convicciones religiosas, datos biométricos, afiliación sindical, datos relativos a la salud o la orientación sexual, del denunciado o terceros implicados.

3. Medios para realizar la denuncia.

Podrá hacerse uso del Canal de Denuncia a través de los siguientes medios:

- Herramienta accesible desde la página web en su apartado Canal de denuncias ( https://www.thbhotels.com/canal-de-denuncias ).
- Correo ordinario: a la dirección Vía Alemania, 14 – 6º de Ca’n Picafort (07458).
- Correo electrónico: a la dirección [email protected]

Al presentar la denuncia mediante el apartado de la web habilitado para ello, se podrá realizar aportando la identificación del denunciante, para que el responsable del canal pueda ponerse en contacto directo, o bien realizarlo de forma anónima.

En cualquiera de los dos casos, se habilita acceso a una plataforma, en la que mediante identificador y contraseña podrá visualizarse toda la denuncia presentada, la documentación aportada, ver la comunicación remitida por el responsable del canal de denuncias, así como podrá aportarse nueva información y/o documentación.

El Identificador se le remitirá mediante el mail de confirmación de recepción de la denuncia, así como la URL de acceso a la misma, mientras que la contraseña será creada por el mismo usuario, teniendo acceso únicamente el denunciante. En el caso de que se trate de una denuncia anónima la información de acceso (identificador y URL de acceso) solo se mostrará en pantalla en el momento de confirmación del envío.

La/s persona/s que el Comité de Dirección designe tendrá/n acceso exclusivo a medios y al contenido de las denuncias, y las gestionarán mediante el sistema interno de gestión.

Las comunicaciones reguladas en este Reglamento serán registradas y tramitadas de acuerdo con esta Política y con el Procedimiento de desarrollo, sin perjuicio de aplicar la normativa específica. Concretamente, las comunicaciones presentadas en el Canal de Denuncias son registradas en nuestro sistema interno de gestión, con acceso exclusivo para el / los responsable/s de este canal, donde se conservan todas las interacciones que se realicen en cada expediente, preservando la integridad de la información. En caso de que el Responsable/s del Canal reciba por otra vía diferente a este Canal una denuncia o consulta, la registrará manualmente en la herramienta con el objetivo de que consten todas las comunicaciones en materia de cumplimiento.

4. Responsable/s del Canal de Denuncias.

El Comité de dirección designa al Responsable/s del Canal de Denuncias.

Cualquier miembro del Personal, individual o colegiadamente, está obligado a colaborar con el Responsable/s del Canal de denuncias en los términos del presente Reglamento y normas de desarrollo, que pudiesen establecerse.

El responsable/s debe reportar al Comité de Dirección, al menos anualmente y siempre que sea necesario, cuanta información sea requerida sobre la actividad del Sistema y Canal de Denuncias, preservando en cualquier caso la confidencialidad y seguridad de la información, así como las restantes garantías y derechos de los usuarios establecidas en el presente Reglamento.

En todo caso, el Responsable/s del Canal actuará con independencia de cualesquiera otros organismos, comités, comisiones o personal de THB hotels, incluyendo al máximo órgano de gobierno de cada una de las sociedades.  Y será el responsable/s directo de que no haya represalias por haberla presentado, la protección al denunciante u otras personas involucradas o relacionadas con el mismo.

5. Recepción y requisitos de la denuncia.

Las denuncias recibidas a través del Canal de Denuncias serán admitidas a trámite si contienen como mínimo:

- La identidad del denunciante o bien debe indicarse que se trata de una denuncia anónima.

- La descripción clara y detallada de los hechos objeto de la denuncia

- Los indicios sobre los que se basa la sospecha del denunciante

- La identidad del denunciado (siempre y cuando se conozca al autor de los hechos cometidos)

- El marco temporal en que se hayan cometido los hechos denunciados.

- Se deberá acompañar a la denuncia de todos los elementos probatorios de los que disponga el denunciante.

6.Tramitación de la denuncia

6.1. Admisión e inicio del Expediente

La/s persona/s responsable/s del canal de denuncias tendrá/n acceso al módulo del canal de denuncias del sistema interno de gestión, al correo electrónico [email protected] y al correo postal.

Una vez recibida la denuncia se creará automáticamente un expediente y se le asignará un número de registro.

La persona designada deberá comprobar que el área a la cual pertenece no se ve implicada. Si éste fuera el caso, deberá ser sustituido. Esta sustitución deberá constar en el expediente.

Una vez recibida la denuncia, el/los responsable/s deberá/n dejar constancia de los datos objetivos y subjetivos de la denuncia, y se resolverá siempre en el sistema de gestión interno.

Una vez recopilada toda la información, en un plazo máximo de SIETE (7) días desde la recepción de la denuncia, se deberá valorar si la denuncia es ADMITIDA o NO ADMITIDA a trámite; esta decisión deberá constar por escrito, estar argumentada e incorporarse al expediente.

Si la denuncia recibida contiene datos personales de terceros (testigos, proveedores, clientes, etc.), se deberá informar a dicha persona en un plazo máximo de SIETE /7) días, para solicitarle consentimiento para tratar sus datos personales. Se comunicará al denunciante la admisión o no de la denuncia y, si fuera el caso, se le informará de todos los elementos necesarios para iniciar la investigación (información adicional, documentación, etc.)

Si se considera que se da una urgente necesidad de informar al Comité de dirección de la Compañía y a la autoridad competente acerca de los hechos que se exponen en una denuncia, lo hará constar por escrito y procederá primero a informar al Comité de dirección, quienes finalmente decidirán si denunciar o no los hechos ante la autoridad competente.

6.2 Comunicación al denunciado:

Una vez admitida la denuncia y comunicado este hecho al denunciante,

deberá comunicarse al denunciado, el cual será informado por parte del /los responsable/s del Canal en un plazo máximo de treinta (30) días naturales desde la recepción de la denuncia sobre:

1) La recepción de la denuncia,

2) El hecho del que se le acusa de manera sucinta,

3) Los departamentos y terceros que, en su caso, podrán ser destinatarios de la denuncia y

4) Cómo ejercitar sus derechos de acceso, rectificación, cancelación, oposición, así como el de portabilidad de los datos personales y el de limitación del tratamiento de los mismos, de conformidad con la normativa de protección de datos interna y externa.

No obstante, el derecho de acceso del denunciado estará limitado a sus propios datos de carácter personal objeto de tratamiento, motivo por el cual, y dado el carácter confidencial de las denuncias, el denunciado no podrá ejercitar ese derecho para conocer la identidad y datos personales del denunciante.

Excepcionalmente, si el Responsable/s del Canal considerase que existe riesgo de que la notificación al denunciado comprometa la investigación, dicha comunicación podrá aplazarse hasta que el citado riesgo desaparezca, o se hayan tomado las medidas necesarias para evitarlo.

6.3 Investigación de la denuncia:

Una vez comunicada la admisión al denunciante, y al denunciado el/los responsable/s deberán:

1º Investigar detalladamente los hechos denunciados. 

2º Analizar las alegaciones y pruebas obtenidas de la investigación por parte del denunciado.

3º Analizar las alegaciones y pruebas obtenidas del denunciante, de terceros, u otros departamentos.

Se deberá dejar constancia documental de todas las diligencias llevadas a cabo en el expediente. Se realizarán cuantas diligencias sean necesarias para esclarecer los hechos, internamente o con terceros, otros órganos, o departamentos de THB hotels, y se realizarán siempre manteniendo el anonimato del denunciante, del investigado y de los motivos de investigación.

Respecto al plazo de la investigación, dependerá de la complejidad y gravedad de los hechos. Inicialmente, el plazo de notificación de resolución al denunciante no debe ser superior a tres meses a contar a partir del vencimiento del plazo de siete días después de hacerse la denuncia, no obstante, podrá alargarse el plazo con 3 meses adicionales, cuando la dificultad de esclarecimiento de la denuncia así lo justifique.

6.4 Resolución de la denuncia: Archivo o régimen disciplinario

 Una vez concluida la investigación, a la vista del Informe y de la Propuesta de Resolución adoptará una de las siguientes decisiones:

El Responsable/s del Canal acordará el archivo de la denuncia y de las actuaciones realizadas cuando, tras la oportuna investigación, considere que no hayan quedado suficientemente acreditados los hechos denunciados, o éstos no sean constitutivos de una infracción incluida en el ámbito objetivo del Canal de Denuncias.

Cuando los hechos denunciados hayan quedado suficientemente acreditados y, además, sean constitutivos de una infracción incluida en el ámbito objetivo del Canal de Denuncias, el Responsable/s del Canal:

- Formulará por escrito una propuesta de resolución, debidamente justificada, de las posibles medidas disciplinarias a adoptar y/o la gravedad de los hechos.

- Remitirá la denuncia, los resultados documentados de la investigación y la propuesta de sanción y/o la valoración de los hechos, al Comité de Dirección o el responsable/s de decidir las medidas concretas a adoptar.

Una vez esté adoptada la resolución sobre la denuncia, se archivará el caso y no podrá realizarse ningún nuevo registro. El plazo para la eliminación del expediente es tres meses, y solo podrán constar en el sistema de forma anonimizada para poder justificar el funcionamiento del sistema adoptado.

En todo momento, se tomarán las medidas necesarias para garantizar que nunca se van a tomar represalias contra las personas que de buena fe denuncien hechos delictivos, colaboren o ayuden a resolver la investigación. La garantía de no tomar represalias no alcanza a quién actúe de mala fe con el objetivo de difundir información falsa o perjudicar a una persona sin que se tenga la presunción de que ha cometido un hecho denunciable.

7) Protección de datos de carácter personal.

A la persona denunciante se le informará de lo concerniente a la protección de datos de carácter personal, en los siguientes términos:

INFORMACIÓN SOBRE TRATAMIENTO DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL

Dado que la formulación de la denuncia no puede realizarse de forma totalmente anónima al recabar un mail de contacto para poderte dar respuesta a tu comunicación, te informamos que de conformidad con el Reglamento (UE) 2016/679, estás cediendo tus datos de carácter personal a Turismo y hoteles de Baleares, S.L. (THB hotels), entidad a la que se ha asignado la gestión y resolución de las incidencias relacionadas en el presente reglamento.

Los datos básicos del tratamiento son:

- Responsable: Turismo y hoteles de Baleares, S.L. con C.I.F. B-57189110, con domicilio social en Via Alemania, 14-6º de Ca’n Picafort

- Finalidad: Recabamos sus datos para la tramitación, investigación y resolución de la denuncia planteada.

- Legitimación: Consentimiento expreso de la persona que presenta la denuncia.

- Destinatarios: Los datos aportados serán tratados confidencialmente y, solo en caso indispensable, serán cedidos a terceros interesados, asesores o autoridades con los fines de investigación y esclarecimiento de los hechos denunciados, determinación de responsabilidades, implantación de acciones correctivas y, en su caso, interposición de las acciones disciplinarias y legales exigibles.

- Conservación: Sus datos serán conservados durante la tramitación de la denuncia y, como norma general, por un plazo máximo de tres meses. Finalizada la investigación, sus datos será bloqueados salvo que fueran necesarios para la tramitación y gestión de un procedimiento judicial o administrativo en curso, o sean requeridos por las autoridades.

- Derechos: Tiene derecho a acceder, rectificar, limitar el tratamiento, suprimir sus datos, oponerse al tratamiento y/o solicitar la portabilidad de estos. Podrá dirigirse a la Autoridad de Control competente para presentar la reclamación que considere oportuna.

- Información adicional: Puede consultar la totalidad de nuestra política de Protección de datos en nuestra web: https://www.thbhotels.com/politica-privacidad.

8) Aprobación, publicación y entrada en vigor

Esta Política ha sido aprobada por el Comité de dirección de THB hotels en fecha diciembre de 2023, entrando en vigor en este mismo momento.

La Política se publicará en la web. Además, será difundida al Personal de THB hotels.

Esta Política será revisada, actualizada, aprobada y difundida de manera periódica y siempre que resulte necesario practicar cualesquiera modificaciones.